Hoe te communiceren met hen die overdreven kritisch controlerend zijn

Ben je daar nou zo lang mee bezig geweest? Dat kan toch niet waar zijn!

Wat is het probleem en waardoor ontstaat dat gedrag?

Het probleem

Er zijn mensen die overdreven kritisch zijn op het werk van anderen en daarbij ook overdreven controle uitoefenen. Vanuit de distress waarin ze verkeren zijn ze sterk gericht te letten op tijd, geld, verantwoordelijkheid, orde en netheid. Zo ergeren zij zich aan anderen die volgens hen niet voldoende nadenken. Door dergelijke frustraties is het dan ook niet aangenaam om in hun omgeving te verkeren. Ze lijken dan ook niet door te hebben dat hun gedrag anderen afstoot. Hoewel ze wellicht nog wel dingen gedaan krijgen, ervaren ze zeker niet de betrokkenheid van anderen.

De achtergrond

Wat zij nodig hebben, is erkenning voor hun inzet en productiviteit en waardering voor het omgaan en doelmatig invullen van hun tijd. Wanneer daaraan niet op een positieve wijze wordt voldaan, proberen ze het op een negatieve manier, bijvoorbeeld door kritiek te uiten op het werk en het tijdbeheer van anderen. Van nature zijn ze zelf verantwoordelijk ingesteld en hebben ze hun zaken goed georganiseerd, wat hen doet verwachten dat anderen dit ook zouden moeten doen.

In hun streven naar perfectie, wat ze zichzelf en anderen opleggen, lopen zij zichzelf voorbij. Hoe meer zij daar mee bezig zijn, hoe meer weerstand ze opwekken en hoe meer frustratie ze ervaren. Dit omdat niemand in staat is een ander volledig te beïnvloeden of te sturen. Pas als ze zichzelf toestaan om hun streven naar perfectie los te laten en 'verlies' te aanvaarden, kan er een positieve wending plaatsvinden waardoor ze zichzelf beschermen tegen woede en frustratie over onvervulde verwachtingen.

Wat te doen als je dit distressgedrag bij iemand observeert?

De sleutel is dat je er op moet inspelen door die persoon uit te nodigen om uit distress te geraken. Blijf daarbij kalm en beheerst en toon in geen geval emotie. Onthoud dat effectieve communicatie een kwestie is van voortdurende inspanning en begrip.

Hier volgen een aantal communicatietips:

• Bevestig en erken in elk geval hun harde werken en wat ze al hebben bereikt, bijvoorbeeld hoe het de efficiëntie en productiviteit is verbeterd en welke stappen er al gemaakt zijn of welke vooruitgang het heeft gebracht.
• Probeer de bezorgdheden en standpunten te begrijpen, herhaal soms wat ze zeggen om hen te laten zien dat je meedenkt en het ook wil begrijpen. Als het vaag is, vraag dan door naar voorbeelden of details. Stel wel open vragen om meer te weten te komen van hun ideeën en analyses.
• Als het nodig is, is het belangrijk om op een nette en begripvolle wijze aan te geven dat hun stijl van controleren ook te ver kan gaan. Maak dat dan bespreekbaar en probeer hierover in goed overleg af te spreken waar de grens ligt.
• Blijf voor het zoeken naar oplossingen of compromissen altijd bij de feiten en vermijd het voeren van informele gesprekken aangezien deze niet over de inhoud gaan.
• Weerhoud je ervan informatie achter te houden, omdat dit kan worden opgevat als een ontkenning van hun expertise en verantwoordelijkheid.
• Breng hen, voor zover mogelijk, ook vooraf op de hoogte van mogelijke veranderingen aangezien ze vaak moeite hebben met verassingen.

Hou er ook rekening mee dat als je ze nodig hebt dat je dan niet van hen verlangt dat ze direct alles loslaten om er voor jou te zijn, maar vraag altijd wanneer het hun schikt.

Wat te doen als je dit gedrag bij jezelf constateert?

De sleutel is dat je beseft en accepteert dat het ultieme perfect zijn nooit haalbaar is.

• Concentreer je vooral op het goed uitvoeren van je taken en je werk en bevestig je inzet en wat er allemaal gepresteerd is.
• Deel je ideeën en geef anderen, die ook hun best doen, alle steun die ze nodig hebben. Dat geeft je een voldaan gevoel.
• Zorg ervoor dat je regelmatig wat vrije tijd neemt, zodat je niet het slachtoffer wordt van het idee dat jouw klok en jouw takenlijst jouw leven bepalen.

Serie van zes blogs

In een serie van zes blogs over veelvoorkomende negatieve stressgedragingen zal ik ingaan hoe je daarop het beste kan inspelen. Lees ze allemaal om te ontdekken waarom mensen doen zoals ze doen, en hoe je een positief verschil kan maken.

Waar is het op gebaseerd?

Het Process Communication Model® (PCM) is een effectief instrument dat antwoorden geeft op diverse vragen met betrekking tot effectieve communicatie en het voorkomen van miscommunicatie en stress. In een reeks van zes blogs, deze en nog vijf andere, wordt ingezoomd op hoe te communiceren in verschillende situaties van hevige distress.

Is jouw interesse ook al gewekt?

PCM is een verbazingwekkend effectieve tool om het gedrag van jezelf en anderen beter te begrijpen en tegelijk geeft het ook handvatten om daar op in te spelen en te anticiperen. Wil je meer weten over de werking van PCM en het gemak dat je ervan hebt in je leven, zowel zakelijk als privé? Geef je dan op voor een communicatietraining of leiderschapstraining.